Quais cuidados são necessários para retornar ao trabalho presencial?

Nesse mês de setembro, tenho escutado em muitas reuniões que o plano de retorno aos escritórios está nas agendas da maioria dos RHs das empresas. E como ainda existem muitas discussões e incertezas sobre o tema, achei interessante compartilhar um pouco sobre as melhores práticas que têm chegado ao meu conhecimento.

O futuro deve ser híbrido

Minha primeira percepção é que o futuro parece mesmo ser no formato híbrido para a maior parte das organizações. Poucas são as empresas que vão manter o modelo de trabalho 100% remoto ou presencial. A grande maioria das companhias pretende mesclar as semanas com alguns dias no modelo presencial e outros com trabalho remoto.

Os profissionais desejam flexibilidade

Em uma pesquisa realizada pelo Talenses Group com a participação de 1.070 respondentes, 91% dos entrevistados disseram que teriam a preferência por continuar trabalhando em home office se pudessem optar por esse modelo de trabalho. Desses respondentes, 27% optariam por trabalhar remotamente dois dias na semana, 27% optariam por três dias na semana, 7%, por quatro dias na semana. O que eu tenho visto, na maior parte dos planos de retomada, é justamente o retorno aos escritórios de dois a três dias na semana.

Formato 100% presencial tenderá a resultar em alguns pedidos de desligamentos

Grandes empresas fizeram pesquisas internas antes de formatar seus planos de retomada e está bem claro que a maioria das pessoas quer um modelo híbrido, principalmente porque muitas conseguiram manter a produtividade nesse formato. A opção do home office passa também a ser vista como um benefício que ajuda a reduzir o estresse com os deslocamentos e ajuda na qualidade de vida das pessoas. Eu ouvi de alguns gestores que, nessas pesquisas internas, uma parte das pessoas declarou que avaliaria pedir o desligamento da companhia se precisasse voltar ao formato 100% presencial.

A escala de times segue modelos variados

Um fator adicional para se levar em consideração é que muitas empresas reduziram de alguma forma seus espaços físicos durante a pandemia. Agora, esse plano de retomada fica ainda mais desafiador, pois, mesmo que a empresa quisesse que todos os colaboradores voltassem ao formato presencial, não haveria espaço físico para o time completo. Nas empresas que não passaram por redução dos espaços físicos, ainda existe a preocupação de respeitar o distanciamento social visando garantir uma maior segurança dos colaboradores. Nesse quesito, o que as empresas que estão fazendo é colocar no plano uma política de retorno gradual aos escritórios e de revezamento entre as áreas.

Os critérios variam bastante. Existem empresas priorizando o retorno de diretores e gerentes em um primeiro momento, para posteriormente convocar os demais colaboradores. Outras estão estruturando os planos de retomada com base na criticidade de cada atividade. Há, ainda, as que definiram o plano contemplando todos os departamentos. Com relação a esse último caso citado, funciona da seguinte maneira: por exemplo, as áreas A, B e C trabalham presencialmente às segundas e quartas; as áreas D, E e F se deslocam para o escritório às terças e quintas; e às sextas-feiras são dias livres para comparecer, desde que seja feito um agendamento prévio para ter certeza de que haverá espaço físico. A cada mês essas escalas mudam para que as pessoas tenham chance de se encontrar.

Tenho visto também uma política em que as pessoas agendam as respectivas idas ao escritório de forma mais livre, via sistema on-line, mas com a atenção de garantir o cumprimento do número de dias estabelecidos para o trabalho presencial. Na maior parte das empresas, a obrigatoriedade do modelo presencial é de dois dias na semana, enquanto em algumas foi estipulado três dias.

Já vi também o caso de empresas que estão deixando o retorno ou não ao escritório a critério do colaborador, ainda que a opção dele seja home office por tempo indeterminado. Dentro dessa cultura bem mais flexível, existem companhias que estão, inclusive, orientando as pessoas para programarem a agenda para fazerem de casa a maior parte do trabalho e aproveitarem os encontros no escritório como um momento de descompressão e de engajamento dos times.

Existem, ainda, empresas que estão priorizando o retorno primeiro com funcionários que utilizam transporte próprio, mantendo em home office aqueles que utilizam transporte público. Outras empresas estão planejando horários alternativos para a chegada e saída nos dias de expediente no escritório para evitar que seus colaboradores se exponham no trajeto entre a casa e a empresa e vice-versa.

O plano de contingência deve existir

Nesses planos, tenho visto alertas de que, se alguém apresentar sintomas ou testar positivo para o Covid19, todo o grupo deve ficar entre 10 e 14 dias afastado do escritório. Isso, enquanto durar a pandemia. Em algumas empresas, inclusive, o retorno desses grupos, após o afastamento, ocorre apenas mediante a apresentação de um teste de PCR negativo.

É importante considerar os grupos de risco

Esse é um tema que ainda gera bastante discussão. Algumas empresas estão considerando que os grupos de risco devem ser considerados normalmente nos planos de retomada, enquanto outras defendem que esse grupo deve cumprir jornada presencial apenas se for estritamente necessário. Aqui, é importante lembrar que a classificação de grupo de risco tem sido: pessoas acima de 60 anos, grávidas, pessoas com problemas cardíacos, hipertensos, diabéticos ou aqueles que possuem doenças respiratórias crônicas.

A (ainda) polêmica exigência do comprovante de vacinação

Aqui está a maior polêmica que tenho acompanhado. Noto, inclusive, que as empresas têm se respaldado do parecer de seus advogados para falar sobre a vacinação. Eu, como headhunter, inclusive, acompanho empresas em discussão se irão pedir o comprovante de vacinação para candidatos finalistas em processos seletivos. Então, vocês podem imaginar o quanto o assunto está fervendo nos bastidores das companhias. É um tema, realmente, ainda bastante complexo.

De uma forma geral, eu vejo que, sim, a maior parte das empresas aconselhadas por seus respectivos departamentos jurídicos está planejando pedir o comprovante de imunização de seus colaboradores para esses planos de retomada. Constam em alguns planos que o retorno deve ser apenas quinze dias após a aplicação da segunda dose da vacina ou da dose única.

Com a pandemia da covid-19, muitas das relações envolvendo trabalhadores e empregadores passaram a ser submetidas a situações novas, forçando empregados, empregadores e poder público a se adequarem ao denominado “novo normal”. Uma dessas novas situações é exatamente aquela que trata da conduta a ser exigida dos colaboradores que pretendem atuar em atividades presenciais.

A exigência da regularização vacinal é vista por algumas empresas como uma decisão impositiva e invasiva do empregador ao colaborador. Mas, ao mesmo tempo, outras empresas avaliam que, em face da suspensão do isolamento gerado pela pandemia, passou a ser um direito potestativo dos empregadores determinarem o retorno das atividades presenciais dos seus funcionários, nas condições que melhor entenderem, incluindo a exigência da comprovação de vacinação.

Esse é um tema bastante sensível e algumas empresas avaliam se manterão o vínculo empregatício de profissionais que optarem por não se vacinar. Por questões óbvias, a exigência em análise não deve ser imposta aos colaboradores portadores de comorbidades ou doenças que apresentarem atestados médicos os impedindo de se vacinarem. Também devem ser excluídos da exigência os colaboradores que, porventura, ainda não possuam idade mínima para a vacinação completa.

Boa comunicação é a chave, principalmente em momentos desafiadores

Comunicação nunca é demais, ainda mais nesse momento de retomada. É fundamental que as empresas deixem claro a seus funcionários que eles devem comunicar a liderança imediata caso apresentem algum dos sintomas da covid-19, como febre ou tosse, mesmo que em baixa intensidade. O profissional deve ser, inclusive, incentivado a ficar em casa em situações em que apresente suspeita de estar com o vírus. A comunicação, nesse sentido, precisa ser muito forte e estruturada para que as pessoas não tenham medo de avisar a companhia sobre a suspeita de contaminação.

Aqui, também é fundamental destacar a importância dos comunicados sobre segurança e prevenção, seja por meio de workshops virtuais, de cartilhas ou outros meios. Vale tudo, inclusive, orientações com relação à lavagem das mãos, cumprimentos sem aperto de mão, abraços ou beijos, importância de manter portas e janelas abertas para facilitar a circulação de ar, cuidados ao espirrar ou tossir, além, é claro do uso de máscara e álcool em gel.

Muita coisa tem mudado dentro dos escritórios

Nesses planos de retomada de algumas empresas, apenas os diretores permanecem com mesas fixas. Os demais colaboradores passam a trabalhar em lugares rotativos e guardar seus objetos pessoais em armários com chave. Outra iniciativa muito legal que eu vi em empresas que já anunciaram o retorno foi a distribuição de mochilas e squeezes. Um mimo que tem agradado muito os colaboradores que terão que transportar seus pertences nos dias de trabalho presencial.

Uma medida de segurança interessante, também, é a implantação de cadeados para notebooks nas mesas rotativas, com códigos que são configurados na hora. Essa iniciativa é muito útil diante da grande variação de circulação de pessoas. Assim, os funcionários podem sair para almoçar ou circular pela empresa com mais tranquilidade.

O que vejo é que os escritórios, de uma forma geral, estão se tornando mais modernos e com mais espaços de convivência, com novos layouts estão sendo implementados para garantir o distanciamento entre os colaboradores. Há maior atenção, também, nos controles de acesso, com triagens para funcionários, clientes, prestadores de serviço e fornecedores, visando minimizar a circulação de pessoas desnecessárias. E, de uma forma geral, há um grande investimento para garantir a desinfecção do ambiente com maior frequência.

No dia a dia algumas regras devem ser priorizadas

A regra geral é para manter o uso de máscaras dentro da organização, higienizar as mãos com álcool em gel e passar por aferição de temperatura antes de entrar na organização. Algumas empresas, inclusive, irão fornecer máscaras e disponibilizar álcool em todos os ambientes.

Reuniões tendem a continuar acontecendo por meio de aplicativos de videochamadas, mesmo que as pessoas estejam fisicamente no escritório. Só em casos de extrema necessidade ocorrerão reuniões em salas. Ainda assim, por períodos curtos, respeitando o distanciamento entre as pessoas, ou seja, na prática, utilizando cerca de um terço da capacidade da sala.

Os refeitórios seguem com horários agendados por grupos e com todas as refeições embaladas de forma individual. Há a recomendação de que os colaboradores mantenham seus postos de trabalho higienizados, com a empresa disponibilizando os itens para essa higienização antes de o profissional iniciar as atividades do dia.

A recepção de visitantes nas empresas também tem sido um ponto de bastante discussão. Nos planos, de uma forma geral, o aconselhamento é que as videoconferências sejam priorizadas e que a visita presencial de clientes e fornecedores aconteça apenas em situações estritamente necessárias e com o mínimo de pessoas possível.

Minha percepção é de que ainda estamos aprendendo qual será o melhor modelo, mas, certamente, temos potencial de evoluir para modelos de operação mais modernos e relações de trabalho mais maduras. Esse é apenas um primeiro capítulo rumo à esse novo formato de trabalho que, aparentemente, veio para ficar.